Mailbox Delegation

Why grant Permissions to Another User?

Granting mailbox permissions allows one user to manage another user's mailbox. This is useful in the following scenarios:

1. Assistants and secretaries can manage their manager's email.
2. Colleagues can collaboratively use a Shared Mailbox for convenience.
3. Temporary delegation of mailbox management in the event of the primary user's absence.

Granting permissions via the Atria panel This instruction is for administrators only.

To grant a user permissions to another user's mailbox (or access to a Shared Mailbox), you need to log into Atria using an administrator account and navigate to Users > Users.

Find the user or Shared Mailbox in the list that you want to provide access to, expand the settings by clicking the green arrow next to the account, and go to Services.

In the Exchange service, expand the settings by clicking the green arrow, navigate to Advanced Options, and expand the Advanced Options settings.

Depending on your objectives, select the necessary options:

• Full Access — Permission for complete access to the mailbox; its contents can be opened and read by users who are not the mailbox owner. Full Access does not include "Send As" rights without additional permissions.
• Send As — Users granted this level of access can use the mailbox to send messages. Once this permission is granted, any messages sent from the mailbox will appear as if they were sent by the mailbox owner.
• Receive As — When a user is granted the "Receive As" permission for a mailbox, they can log into the mailbox using a client application, but cannot send email messages from it.

In the Member Search field, enter the name of the user you want to grant access to and click the search button. Select the required user from the search results and click Add.

To apply the settings, click Provision.

From the above, it follows that for User B to access User A's mailbox and send on behalf of User A, User B must be granted two permissions: Full Access and Send As. After completing all the specified settings, User B will have complete access to all messages in User A's mailbox and will be able to send messages as User A.

Как добавить второй почтовый ящик

Для того чтобы открыть второй почтовый ящик Вам необходимо предоставить соответствующий доступ по инструкции выше.

В случае использования ПО Outlook через некоторое время у пользователя, которому был предоставлен доступ, появится второй почтовый ящик ниже основного, дополнительных настроек ПО Outlook, в этом случае, не требует. В некоторых случаях требуется перезапуск ПО Outlook.

В случае если необходимо открыть второй почтовый ящик в WEB-версии, то следуйте по шагам указанным ниже:

1. Перейдите в WEB-версию Outlook того пользователя которому предоставили доступ;
2. Нажмите правой кнопкой мыши на имя пользователя почтового ящика;
3. В поле поиска появившегося окна Добавить общую папку впишите почтовый ящик пользователя, который хотите добавить, нажмите Поиск в каталоге;
4. Из результата поиска выберите нужны почтовый ящик и нажмите Добавить.

В результате ниже основного почтового ящика появится еще один почтовый ящик.

Передача прав через Outlook

Эта инструкция для пользователей

Общий доступ к почтовым папкам

Для того чтобы предоставить доступ к папке в Вашей учетной записи корпоративной почты, Вам нужно дать пользователю разрешение на доступ к Вашему почтовому ящику (например, почтовый ящик — Давид Пеший), затем предоставить разрешение на доступ к каждой папке / подпапке, которой Вы хотите поделиться. Процесс предоставления общего доступа к почтовому ящику и отдельным папкам одинаков. Выполните указанные ниже действия:

• Запустите Outlook;
• щелкните правой кнопкой мыши на имя своего почтового ящика (например, dpesiy@belltower.kz) и выберите Разрешения для папки;
• во вкладке Разрешения нажмите Добавить;
• выберите пользователя которому хотите предоставить разрешение на доступ (например, Модест Дортмунд), нажмите Добавить, затем нажмите OK;
• выберите пользователя (например, Модест Дортмунд) и из выпадающего списка Уровень выберите соответствующие разрешения (например, Читатель, подробнее об уровнях доступа здесь), нажмите ОК.

Далее Вам необходимо дать разрешения на папку.

• Щелкните правой кнопкой мыши папку, которой Вы хотите поделиться (например, папка Входящие);
• выберите Свойства, перейдите на вкладку Разрешения и нажмите Добавить;
• выберите пользователя которому хотите предоставить разрешение на доступ, нажмите Добавить, затем нажмите OK;
• выберите пользователя и из выпадающего списка Уровень выберите соответствующие разрешения (например, Читатель, подробнее об уровнях доступа здесь), нажмите ОК
• чтобы поделиться дополнительными папками/подпапками, выполните шаги 1–4 выше.

Далее Вам необходимо добавить папку пользователя.

Чтобы открыть папку (папки) других пользователей, Вам необходимо убедиться, что у вас есть необходимые права на добавляемую учетную запись почтового ящика и папки, к которым вы хотите получить доступ (см. выше). Затем выполните действия ниже:

• Запустите Outlook;
• перейдите в меню Файл, далее перейдите в Настройка учетных записей и выберите Настройка учетных записей;
• в окне Настройка учетных записей перейдите во вкладку Файлы данных;
• перейдите во вкладку Дополнительно, нажмите Добавить;
• в окне Добавить почтовый ящик введите имя пользователя или почтовый адрес (например, dpesiy@belltower.kz), нажмите OK;
• для сохранения изменений нажмите OK;
• окне Настройка учетных записей нажмите Закрыть.

Папка появится в нижней части списка папок.

Передача прав через OWA

• Войти в OWA (mail.cloud24.kz);
• Выберите Почта, чтобы открыть папки почты;
• Щелкните правой кнопкой мыши на имя своего почтового ящика (например, Давид Пеший) и выберите Разрешения…;
• В окне Разрешения для папки нажмите кнопку +;
• В окне Добавить разрешения, впишите имя пользователя, которому хотите добавить права доступа (например, Модест Дортмунд), нажмите Добавить;
• Выберите пользователя (например, Модест Дортмунд), в выпадающем списке Уровень разрешений выберите соответствующие разрешения (например, Читатель, подробнее об уровнях доступа здесь ), нажмите ОК

Далее Вам необходимо дать разрешения на папку.

• Щелкните правой кнопкой мыши папку, которой Вы хотите поделиться (например, папка Входящие) и выберите Разрешения…;
• в окне Разрешения для папки нажмите кнопку +;
• в окне Добавить разрешения, впишите имя пользователя, которому хотите добавить права доступа (например, Модест Дортмунд), нажмите Добавить;
• выберите пользователя (например, Модест Дортмунд), в выпадающем списке Уровень разрешений выберите соответствующие разрешения (например, Читатель, подробнее об уровнях доступа здесь ), нажмите ОК
• чтобы поделиться дополнительными папками/подпапками, выполните шаги 1–4 выше.

Далее Вам необходимо добавить папку пользователя.

Чтобы открыть папку (папки) других пользователей, Вам необходимо убедиться, что у вас есть необходимые права на добавляемую учетную запись почтового ящика и папки, к которым вы хотите получить доступ (см. выше). Затем выполните действия ниже:

• Войти в OWA (mail.cloud24.kz);
• выберите Почта, чтобы открыть папки почты;
• щелкните правой кнопкой мыши на имя своего почтового ящика (например, Модест Дортмунд) и выберите Добавить общую папку…;
• в окне Добавить общую папку введите имя пользователя или почтовый адрес (например, dpesiy@belltower.kz), нажмите Добавить;
• папка появится в нижней части списка папок.

Параметры общего доступа к папке