Что бы предоставить пользователю права на использование почтового ящика другого пользователя (или доступ к Shared Mailbox), необходимо перейти войти Cloud Portal Service Management под учетной записью администратора, перейди в меню Users > Users

Найти в списке пользователя или Shared Mailbox, доступ к которому нужно предоставить другим пользователям, раскрыть настройки, нажав на зеленую стрелку напротив учетной записи и перейти в Services

В сервисе Exchnage 2016 раскрыть настройки, нажав на зеленую стрелку, перейдите в Advanced Options и раскройте настройки Advanced Options.

В зависимости от стоящих перед Вами задач выберите необходимые пункты:

• Full Accsess - разрешение на Полный доступ к почтовому ящику, его содержимое могут открывать и читать пользователи, не являющиеся владельцем почтового ящика. Full Accsess (Полный доступ) не может Отправить как (Send As) без дополнительных разрешений.
• Send As - Отправить как - пользователям, которым предоставлен данный уровень доступа, могут использовать данный почтовый ящик для отправки сообщений. После предоставления этого разрешения любые сообщения, отправляемые из почтового ящика, будут отображаться так, как если бы они были отправлены владельцем почтового ящика.
• Receive As - пользователю предоставляется разрешение «Получить как» для почтового ящика, этот пользователь может войти в почтовый ящик с помощью пользовательского приложения, но не может отправлять сообщения электронной почты из почтового ящика.

В поле Member Search впишите имя пользователя, которому Вы ходите предоставить доступ и нажмите на кнопку поиска. Из результата поиска отметьте необходимого Вам пользователя и нажмите Add.

Для применения настроек нажмите Provision

Из выше указанного следует что, для того чтобы пользователь Б имел возможность доступа к почтовому ящику пользователя А и имел возможность отправлять от имени пользователя А необходимо предоставить пользователю Б 2 разрешения - Full Accsess и Send As. После выполнения всех указанных настроек в почтовом ящике пользователя А пользователь Б будет иметь полный доступ ко всем сообщениям в почтовом ящике пользователя А и сможет отправлять от имени пользователя А.

Для того чтобы открыть второй почтовый ящик Вам необходимо предоставить соответствующий доступ - Предоставление прав на работу с ящиком другому пользователю.

В случае использования ПО Outlook через некоторое время у пользователя, которому был предоставлен доступ, появиться второй почтовый ящик ниже основного, дополнительных настроек ПО Outlook, в этом случае, не требует. В некоторых случаях требуется перезапуск ПО Outlook.

В случае если необходимо открыть второй почтовый ящик в WEB-версии, то следуйте по шагам указанным ниже:

1. Перейдите в WEB-версию Outlook того пользователя которому предоставили доступ;
2. нажмите правой кнопкой мыши на имя пользователя почтового ящика;
3. в поле поиска появившегося окна Добавить общую папку впишите почтовый ящик пользователя, который хотите добавить, нажмите Поиск в каталоге;
4. из результата поиска выберите нужны почтовый ящик и нажмите Добавить.

В результате ниже основного почтового ящика появится еще один почтовый ящик.